Quản lý trực quan

Trực quan hóa, hay hiểu đơn giản là “biến thứ khó thấy thành thứ nhìn một cái là hiểu ngay”. Nó có ý nghĩa tích cực trong cuộc sống vì đa số chúng ta không giỏi nhớ chữ, nhớ số, nhưng lại rất nhanh trong việc nhận ra hình, màu, vị trí.

Trong quản lý, trực quan hóa giúp giảm nhầm lẫn, giảm tranh cãi. Khi một quy trình, một lịch làm việc, hay một bảng phân công được thể hiện bằng sơ đồ, bảng màu, biểu tượng… thì ai cũng dễ thấy mình đang ở bước nào, cần làm gì tiếp theo. Thay vì phải hỏi đi hỏi lại hoặc đoán ý nhau, mọi người chỉ cần nhìn vào cùng một “mặt phẳng thông tin” là hiểu giống nhau. Điều này đặc biệt quan trọng ở bến xe, bến tàu, trường học, bệnh viện, nhà máy, nơi có nhiều người, nhiều ca, nhiều đầu việc chồng chéo.

Trong đời sống hàng ngày, trực quan hóa xuất hiện ở khắp nơi: biển chỉ dẫn nhà vệ sinh, sơ đồ tòa nhà, biển báo giao thông, bảng thời khóa biểu, menu có hình ảnh… Những thứ này không chỉ “cho đẹp” mà giúp tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng. Người lạ đến một nơi mới mà vẫn tự tìm được chỗ cần đến, không phải hỏi quá nhiều, không bị lạc, không thấy “bất lực” trước một mớ chữ.

Về mặt cảm xúc, thông tin rõ ràng và dễ nhìn giúp tăng cảm giác an toàn và tin tưởng. Khi người dân, phụ huynh, nhà tài trợ… có thể nhìn thấy dữ liệu, tiến độ, kết quả dưới dạng biểu đồ, bản đồ, bảng màu… họ bớt phải nghi ngờ “không biết bên kia làm gì”, thay vào đó là bớt hoang mang và dễ đồng hành hơn.

Cuối cùng, trực quan hóa còn có một tác dụng âm thầm: nó buộc người thiết kế hệ thống phải nghĩ mạch lạc, dọn dẹp lại quy trình, phân loại dữ liệu, đặt tên cho các loại thông tin. Chỉ riêng việc cố gắng “vẽ cho rõ” đã là một bước rất lớn để làm cho công việc trở nên đàng hoàng và tử tế hơn.